Uno de los problemas mas frecuentes en las videoconferencias son las constantes interrupciones de audio, de imagen e incluso las constantes fallas técnicas que se presentan por parte de las sedes receptoras, es por esto que se sugieren las siguientes Reglas de Etiqueta que se pueden seguir durante la videoconferencia, y que puede garantizar el mínimo de interrupciones durante la misma, además que le dará la profesionalización a esta herramienta.
I.- Reglas de Etiqueta de Audio
En este rubro es muy importante el apoyo de los responsables técnicos de cada una de las sedes involucradas, en caso de que este no pudiese estar durante toda la videoconferencia es importante que este guíe al Coordinador de Sede en como manejar los micrófonos.
1.
El Responsable Técnico deberá verificar que antes del inicio de la videoconferencia el micrófono se encuentre apagado. El micrófono es un dispositivo sensible cualquier ruido, aunque sea mínimo es escuchado en el resto de las sedes interrumpiendo la videoconferencia.
2.
Este pendiente de abrir el micrófono cuando se le de la palabra a su sede.
3.
Las sedes transmisoras deberán evitar toser, estornudar, gritar, mover papeles sobre o cerca del micrófono, golpearlo con los dedos, ya que este sonido puede interferir en el audio de la teleconferencia y presentarle problemas de audio a las sedes receptoras.
4.
En algunos casos puede existir un ligero retraso en la transmisión del audio, por lo que el moderador debe dar a los participantes la posibilidad de responder a preguntas y comentarios tomando en cuenta este retraso.
II.- Reglas de Etiqueta de Imagen
1.
El Responsable Técnico de la Sede Transmisora deberá planear la situación visual del moderador y del ponente para los receptores.
2.
Se deberá evitar estar moviendo la cámara remota con el control durante la videoconferencia, sin embargo si deberá estar pendiente si el moderador o el ponente se salen del cuadro y deberá ajustarlo inmediatamente.
3.
Las videoconferencias capturan el lenguaje corporal, procure que el moderador y el ponente actúen de manera natural.
4.
Como sede receptora evite poner imágenes estáticas como logotipos, ventanas, paredes, puertas, ya que esto resta seriedad al programa, es más recomendable no conectarse sino existe público para las teleconferencias que poner una imagen estática.
III.- Reglas de vestimenta durante una videoconferencia
Estas recomendaciones son importantes que el coordinador de la Sede Transmisora se las transmita al Moderador y al Ponente ya que de no seguir las siguientes reglas de etiqueta la imagen puede distorsionarse en la videoconferencia.
1.
Evitar el uso de la bata blanca ya que este color suele deslumbrar.
2.
En el caso de hombres es recomendable el uso de sacos de colores oscuros lisos (evitar al máximo los cuadros), la camisa de preferencia lisa ya que las tramas finas pueden causar el efecto moiré. En el caso de camisas blancas el deslumbramiento se evita con saco o chaqueta oscura.
3.
En el caso de las mujeres es preferible evitar ropa con grandes estampados, los colores pastel son preferibles al blanco, los colores sólidos son mejores para la imagen.
IV Reglas de Actitud en una Videoconferencia2,14.
1.
Evitar sentarse y levantarse con frecuencia cuando se este en cámara. Es por esta razón que no se recomienda que el coordinador de la sede transmisora sea a la vez el moderador, pero en el caso que no exista otra alternativa se recomienda que se siente en un lugar cuya salida sea discreta y el responsable técnico enfoque inmediatamente solo al ponente.
2.
Adoptar posturas adecuadas. Es preferible manetenr una postura derecha o de leve recargo sobre la mesa, pero deben evitarse posturas que denoten fastidio, aburrimiento o falta de interés (como recostarse en una silla, echar hacia atrás el cuerpo y cruzar las manos, entre otras).
3.
La actitud del ponente y del moderador debe ser la misma a la que se tomaría si estuviesen sentados con los alumnos alrededor de la mesa. Hay que actuar de forma natural, por medio del contacto visual con el interlocutor de frente a la cámara, así como mantener una posición adecuada y evitar movimientos bruscos.
4.
Para disminuir la barrera que genera la distancia es aconsejable que el ponente y el moderador vean hacia los alumnos, por lo que es recomendable que la cámara y los monitores estén frente al ponente para evitar que este se distraiga.
5.
Como oyente respete al hablante estando atento a la presentación, recuerde que el ponente lo esta viendo aunque usted crea que no.
V.- Reglas de etiqueta durante la ronda de preguntas
1.
El Coordinador de cada sede deberá recolectar las preguntas 10 minutos antes de iniciada la sesión.
2.
Es conveniente que el coordinador de sede se presente, así como informar del número de preguntas que se realizarán durante su participación, las cuáles no es recomendable que sean mas de 3 preguntas con la finalidad de darle espacio a las demás sedes. Posteriormente le dará la palabra al participante que también se identificará por su nombre y posteriormente procederá a realizar su pregunta.
3.
Se recomienda que las preguntas sean breves y solo estén relacionadas con el tema visto.
4.
Al finalizar cada una de las preguntas hechas el responsable técnico mantendrá el micrófono apagado con la finalidad de evitar interferencia y/o retroalimentación durante la respuesta por parte del ponente.
5.
En el caso de no tener preguntas (que no es lo mas recomendable) evite hacer participaciones para agradecer o felicitar al ponente, ya que esto resta tiempo a otras sedes para realizar preguntas, lo mas recomendable es que el coordinador de sede informe que no hay mas peguntas y cerrar su micrófono.
6.
Se debe procurar la interacción no sólo con el ponente o moderador, sino con las sedes entre sí; a mayor participaciones de las sedes mayor éxito de la actividad2
7.
El moderador debe evitar el monopolio o dominación de una o varias sedes, este debe tratar de equilibrar la participación de todas, e incentivar a las sedes menos participativas.
8.
Se debe intentar dejar temas que surjan y que no están relacionados con el tema para una videoconferencia futura.
9.
Evitar al máximo el uso de joyería u otros objetos brillantes ya que estos producen destellos, afectando la calidad de la videoconferencia.
http://www.telemedicina.buap.mx/Archivos/REVC.pdf
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